Análisis y simulación del proceso de licitaciones de compras
Basado en un modelo de simulación con Vensim
Rodrigo Raúl Henríquez Del Canto
rucoh@hotmail.com
Dentro de una empresa, el Área de Abastecimiento encargada de realizar los procesos de
licitaciones, trabaja en decidir una estrategia y levantar tempranamente las alertas, para
afrontar 400 procesos de licitaciones que se requieren para los siguientes 24 meses.
Se considera la posibilidad de tener un aumento adicional de la actividad al término del
primer año, aumentándose en 100 procesos adicionales.
El Departamento de Contrataciones está compuesto por una dotación holgada de
Analistas de Contratos, por lo tanto, no existe la problemática de recursos para afrontar
los requerimientos.
En promedio, cada licitación tiene una duración de 3 meses.
Previo al inicio de un proceso de licitación, existe la etapa de preparación de bases
técnicas, la cual puede llegar a tener una duración de 5 meses. Entre las actividades
desarrolladas en ese periodo, se contempla ingenierías básicas, ingenierías de detalle,
elaboración de planos, permisos ambientales, etc…
Una vez finalizada la licitación, existe una tasa de procesos fallidos de un 15%, los cuales
reingresarán nuevamente a la planificación inicial.
Se requiere conocer si es posible procesar todos los requerimientos, y donde es posible
disminuir los tiempos de proceso para lograr la meta.
Una vez realizadas las 5 simulaciones, se concluye que unos de los factores que más
afecta, es la disminución de las licitaciones fallidas (Simulación 3), intentando disminuir el
porcentaje de licitaciones que no llegan a un resultado exitoso de 15% a 10%. Si bien el
resultado de los procesos depende de muchos factores, existen algunos que son
manejables por los analistas de contratos.
También tiene un impacto en la cantidad de los procesos terminados (Simulación 2), la
disminución en 2 meses de los tiempos en preparación de las bases técnicas. Esto es
posible, con una buena planificación y coordinando con anterioridad los trabajos con la
etapa siguiente de la ejecución de la licitación.
La simulación 4 se realizó para ver si existía un impacto significativo, pero se tiene que al
cabo de los 24 meses, solo se ganaría en 8 licitaciones exitosas adicionales. Además, el
tiempo de duración de los procesos es difícil de intervenir, ya que es influenciado por
varios factores externos.
Finalmente, si sumamos todas las modificaciones realizadas, se obtiene la simulación 5,
donde al finalizar el periodo, se obtiene 56 procesos de licitación exitosos adicionales.
Con todo, se levanta la alerta de que no se podrán procesar los 500 requerimientos
planificados, para lo cual es necesario contar con más tiempo para poder cumplirlos.
Experimentar con las modificaciones de estas y otras variables pueden ayudar a descubrir
oportunidades para optimizar los procesos y mejorar la planificación antes de realizar la
actividad.
Según Wikipedia la dinámica de sistemas es una técnica para analizar y modelar el comportamiento temporal en entornos complejos. Se basa en la identificación de los bucles de realimentación entre los elementos, y también en las demoras en la información y materiales dentro del sistema. Lo que hace diferente este enfoque de otros usados para estudiar sistemas complejos es el análisis de los efectos de los bucles o ciclos de realimentación, en términos de flujos y depósitos adyacentes. De esta manera se puede estructurar a través de modelos matemáticos la dinámica del comportamiento de estos sistemas. La simulación de estos modelos actualmente se puede realizar con ayuda de programas computacionales específicos.
Originalmente desarrollada en 1950 para ayudar a los administradores de empresas a mejorar su comprensión de los procesos industriales, actualmente se usa en el sector público y privado para el análisis y diseño de políticas. Fue creada a principios en la década de 1960 por Jay Forrester de la MIT Sloan School of Management del Massachusetts Institute of Technology) con la creación del MIT System Dynamics Group.
Los modelos de simulación con Dinámica de Sistemas tienen aplicaciones en prácticamente todas las áreas del conocimiento como podemos observar en los numerosos artículos publicados en los congresos anuales de la System Dynamics Society. Se trata de una potente herramienta para:
Enseñar a los reflejos del sistema de pensamiento de las personas que está siendo entrenado.
Analizar y comparar los supuestos y modelos mentales acerca de cómo funcionan las cosas.
Obtener una visión cualitativa sobre el funcionamiento de un sistema o las consecuencias de una decisión.
Reconocer arquetipos de sistemas disfuncionales en la práctica diaria.
Los modelos permiten simular el impacto de diferentes políticas relativas a la situación a estudiar ejecutando simulaciones what if (¿qué pasaría si?) que permiten ver las consecuencias a corto y medio plazo, y ser de gran ayuda en la comprensión de cómo los cambios en un sistema lo afectan en el tiempo. En este sentido es muy similar al Pensamiento sistémico ya que se basa en los mismos diagramas de causales con bucles o lazos de retroalimentación (feedback). Sin embargo, estos modelos de simulación permiten además hacer simulaciones para estudiar el comportamiento de los sistemas y el impacto de políticas alternativas. Se utiliza en especial para investigar la dependencia de los recursos naturales y los problemas resultantes del creciente consumo a nivel global para mejorar el especial en el desarrollo de nuevos productos. Existe una gran variedad de marcas de software en el mercado que ayudan a aplicar esta herramienta de una forma amigable: Vensim, Stella, ithink, Powersim, Dynamo, etc.
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