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Boletín de Dinámica de Sistemas

Gestión de la producción con horas extra

Basado en un modelo de simulación con Vensim

Ing. Paola Torres A.
p.torres.alcoreza@gmail.com

En Bolivia las micro y pequeñas empresas (MYPES) son responsables del 50% de la economía nacional y son las que generan la mayor cantidad de empleos. Su importancia está demostrada por toda la atención que el estado, los organismos internacionales e incluso la banca privada pone en ellas al generar programas de apoyo, planes de desarrollo y sistemas de capacitación para los empresarios, de naturaleza administrativa, operativa y financiera, que las ayuden a mantenerse en el mercado y ser autosostenibles. Todo estos esfuerzos surgen al ver que el 80% de las Micro y Pequeñas empresas desaparecen antes de cumplir su primer año de vida.

La empresa que ha sido objeto de estudio de este proyecto, se dedica a la confección de abrigos de Alpaca para mercado local y de exportación. Está clasificada como pequeña empresa según la cantidad de empleados que tiene. La empresa, como es común entre las MYPES tiene muchas dificultades administrativas, y no tiene ningún tipo de sistema de planificación, procesos ni procedimientos. Hay muchos problemas que generan iliquidez constante, lo que no permite contratar a gente más capacitada, que el personal esté muy desmotivado porque no se les paga el sueldo a tiempo, y que haya constantes roturas de stock en los insumos, lo que a su vez perjudica la producción radicalmente. Adicionalmente, el área de diseño que es donde todo comienza, no cumple las fechas establecidas para la entrega de las colecciones lo que genera mucha presión sobre el área de producción para completar el envío de muestrarios y pedidos de clientes del exterior. Todo esto obliga a que se haga uso de horas extras. Considerando que es un producto hecho 80% a mano, esto también afecta mucho la calidad.

Todos los problemas que se mencionaron anteriormente son comunes entre las micro y pequeñas empresas de Bolivia, y aunque hay muchos otros problemas que son importantes, tanto internos como externos, de la mayoría de ellos los microempresarios tienen conciencia, pero del impacto real que tiene el pago de horas extras en la economía de la empresa, muy pocos tienen conciencia o le dan la importancia necesaria.
Para realizar este proyecto se hizo un análisis de la información de los últimos 3 años de funcionamiento de la empresa. Se hizo un análisis de la información del área de producción, finanzas, almacenes, producto terminado y recursos humanos. Los costos que se usan para el establecimiento de precios nunca contemplan las horas extra, y no es posible recalcular el precio y cambiarlo al cliente.

El diagrama causal es el siguiente:

Producción con Horas Extra

El diagrama de flujo es el siguiente:

horas

Son muchas las variables que influyen en el modelo y por lo tanto en la utilidad. La utilidad de la empresa en condiciones actuales, como se refleja en el cuadro de más abajo, es negativa durante gran parte del tiempo de análisis, razón por la cual la Empresa ha tenido que buscar financiamiento constantemente.
La utilidad es muy sensible al costo de las horas extra, en el cuadro se compara el comportamiento de la utilidad actual (línea roja) y la utilidad en caso de que el costo de las horas extra aumente de 40 a 45 (línea azul), lo cual es muy posible dada la legislación boliviana.

Producción con Horas Extra

Según Wikipedia la dinámica de sistemas es una técnica para analizar y modelar el comportamiento temporal en entornos complejos. Se basa en la identificación de los bucles de realimentación entre los elementos, y también en las demoras en la información y materiales dentro del sistema. Lo que hace diferente este enfoque de otros usados para estudiar sistemas complejos es el análisis de los efectos de los bucles o ciclos de realimentación, en términos de flujos y depósitos adyacentes. De esta manera se puede estructurar a través de modelos matemáticos la dinámica del comportamiento de estos sistemas. La simulación de estos modelos actualmente se puede realizar con ayuda de programas computacionales específicos.

Originalmente desarrollada en 1950 para ayudar a los administradores de empresas a mejorar su comprensión de los procesos industriales, actualmente se usa en el sector público y privado para el análisis y diseño de políticas. Fue creada a principios en la década de 1960 por Jay Forrester de la MIT Sloan School of Management del Massachusetts Institute of Technology) con la creación del MIT System Dynamics Group.

Los modelos de simulación con Dinámica de Sistemas tienen aplicaciones en prácticamente todas las áreas del conocimiento como podemos observar en los numerosos artículos publicados en los congresos anuales de la System Dynamics Society. Se trata de una potente herramienta para:

  • Enseñar a los reflejos del sistema de pensamiento de las personas que está siendo entrenado.
  • Analizar y comparar los supuestos y modelos mentales acerca de cómo funcionan las cosas.
  • Obtener una visión cualitativa sobre el funcionamiento de un sistema o las consecuencias de una decisión.
  • Reconocer arquetipos de sistemas disfuncionales en la práctica diaria.

    Los modelos permiten simular el impacto de diferentes políticas relativas a la situación a estudiar ejecutando simulaciones what if (¿qué pasaría si?) que permiten ver las consecuencias a corto y medio plazo, y ser de gran ayuda en la comprensión de cómo los cambios en un sistema lo afectan en el tiempo. En este sentido es muy similar al Pensamiento sistémico ya que se basa en los mismos diagramas de causales con bucles o lazos de retroalimentación (feedback). Sin embargo, estos modelos de simulación permiten además hacer simulaciones para estudiar el comportamiento de los sistemas y el impacto de políticas alternativas. Se utiliza en especial para investigar la dependencia de los recursos naturales y los problemas resultantes del creciente consumo a nivel global para mejorar el especial en el desarrollo de nuevos productos. Existe una gran variedad de marcas de software en el mercado que ayudan a aplicar esta herramienta de una forma amigable: Vensim, Stella, ithink, Powersim, Dynamo, etc.

    (*) Puede solicitar información más detallada de este trabajo al autor


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