QUE ES LA DINAMICA DE SISTEMAS
Me gustaría como introducción recordar la definición de Dinámica de Sistemas, según la que es una herramienta para construir modelos de simulación basada en el estudio de las relaciones causales que existen entre las partes del sistema, para tomar decisiones en entornos complejos.
La Dinámica de Sistemas se basa en la utilización de dos tipos de diagramas, los Diagramas Causales y los Diagramas de Forrester, que tienen su origen en la Teoría General de Sistemas y son de hecho como las dos caras de la misma moneda.
Es importante tener claro que el propósito de la Dinámica de Sistemas en las empresas no es solo realizar predicciones del futuro de entornos que no podemos modificar, como hacen los modelos de simulación meteorológica, sino que nuestro propósito es ayudar a tomar decisiones para solucionar un problema.
En esencia la Dinámica de Sistemas ha sido desde sus orígenes una herramienta para tomar decisiones para la resolución de problemas, es pues una “decision-making tool”.
Un Diagrama Causal es la representación gráfica de los elementos que influyen en un problema y de las relaciones que existen entre ellos. Este diagrama nos permite identificar los feedbacks que pueden dar estabilidad al sistema y también aquellos otros que pueden ser la palanca que nos permitirá transformarlo de una forma eficiente y radical.
El Diagrama Causal es en general un paso previo a la construcción de un Diagrama de Forrester, el cual sirve para simular el modelo en el PC, permite comprobar la coherencia de nuestras hipótesis, analizar el comportamiento del sistema, y por último simular diferentes políticas, de forma que los resultados que muestra el modelo ayudan a resolver mejor el problema que estamos analizando.
Los Diagramas Causales también son de utilidad al final del proceso de simulación ya que nos permiten explicar con mucha claridad nuestras conclusiones a una persona que no conozca nada de esta herramienta.
El Diagrama Causal tiene pues una doble utilidad, al principio del estudio nos sirve para organizar los elementos que influyen en el problema, y al final del estudio nos sirve para explicar mejor las conclusiones y las recomendaciones a nuestro cliente.
APLICACIONES
Así pues actualmente podemos hablar de tres grandes ámbitos de aplicación de la Dinámica de Sistemas, que son el ámbito empresarial, el ámbito medio ambiental y el ámbito social.
Por razones históricas es normal que la mayoría de aplicaciones de la Dinámica de Sistemas se hallen aún en el ámbito empresarial, ya que como hemos visto esta herramienta nace para solucionar problemas industriales.
La Dinámica de Sistemas es un instrumento muy útil porque ofrece sencillez y potencia para analizar los problemas que aparecen en un mundo que se caracteriza por el cambio y la complejidad.
HISTORIA
Me gustaría empezar a hablar de las aplicaciones prácticas de la Dinámica de Sistemas comentando que el año 2007 se celebrarán formalmente los 50 años de su aparición.
Una visión histórica muy resumida de esta disciplina nos muestra que sus aplicaciones se han ido extendiendo de forma exponencial a muchos ámbitos del conocimiento.
La Dinámica de Sistemas nace en los años 60 con el libro “Industrial Dynamics” de Forrester, continúa en los 70 con importantes libros como “Urban Dynamics”, y se consolida definitivamente con el informe del Club de Roma sobre los “Limites del Crecimiento” de Meadows.
En los primeros años 80 empiezan a desarrollarse con gran rapidez las aplicaciones en el campo de la gestión de empresas debido a un cambio fundamental: IBM lanza sus primeros PCs, lo que permite a muchas medianas empresas disponer de una potencia de cálculo muy importante a un precio aceptable con la que pueden crear modelos de simulación con esta herramienta. En paralelo aparecen marcas de software que facilitan la creación de este tipo de estudios con un mínimo nivel de especialización.
Podemos situar en los años 90 el inicio de la aplicación masiva de esta herramienta fuera del entorno empresarial, en concreto en el ámbito de las Ciencias Naturales, ya que aparecen muchos modelos en campos como la biología, la ecología, el medio ambiente y el desarrollo sostenible.
La llegada del siglo XXI coincide con la aparición de trabajos en el ámbito de las Ciencias Sociales, como psicología, sociología, medicina, o muy recientemente al derecho.
APLICACIONES EN LAS EMPRESAS
Los modelos de simulación basados en la Dinámica de Sistemas encuentran aplicación en todas las actividades dentro de la empresa, y no voy a relatarlas todas, sino simplemente comentar algunas de las que creo son más importantes.
La Dinámica de Sistemas se utiliza dentro de las empresas en ámbitos operativos, como por ejemplo en la Gestión de Proyectos.
Las herramientas habituales de Gestión de Proyectos permiten organizar las tareas que se han de hacer de una forma lineal, pero tienen dificultades para gestionar imprevistos, cambios bruscos en la planificación, o errores en las tareas ya realizadas.
La Dinámica de Sistemas no pretende sustituir a los clásicos PERT o Project Management en la ordenación de las tareas que componen un proyecto, pero puede ayudar a comprender y prevenir los habituales problemas que aparecen en la ejecución de los proyectos, como son los retrasos en la entrega, la baja calidad del producto final o el incremento en los costes reales en relación al presupuesto.
La Dinámica de Sistemas se utiliza tanto en el diseño de grandes proyectos de infraestructura, como son las presas y carreteras, como en la gestión de proyectos empresariales mucho más pequeños como el cambio de emplazamiento de la fábrica o el lanzamiento de un nuevo producto.
En el ámbito de la Gestión de la Producción, la Dinámica de Sistemas nos permite comprender mejor la causa de algunos problemas como los retrasos en la producción, o de las oscilaciones en el número de piezas que hay en el almacén de productos acabados, y simular de una forma transparente el impacto de diferentes formas de organizar la producción.
En este campo la Dinámica de Sistemas aporta una visión dinámica de los aspectos que intervienen en la producción y permite realizar simulaciones sobre el modelo para identificar aquellos aspectos clave.
Los modelos de Gestión de la Producción tienen una gran complejidad aparente debido a la necesidad de integrar muchos y diferentes factores, pero en
realidad las relaciones que existen entre los elementos obedecen a reglas y normas bien establecidas, lo cual facilita el trabajo de creación de modelos de simulación.
Dentro de la Gestión de Procesos un modelo de Dinámica de Sistemas nos permite simular la estructura de cada proceso y realizar análisis de sensibilidad de sus diferentes fases.
La puesta en marcha de un nuevo proceso presenta con frecuencia muchos imprevistos, que son difíciles de corregir cuando ya funciona porque cualquier cambio influye en otras partes del proceso. Un modelo de simulación de Dinámica de Sistemas ayuda a identificar el impacto de pequeñas variaciones aleatorias en la evolución general del proceso.
También puede ayudar a identificar aquellos puntos del proceso que presentan retrasos, al objeto de organizar el conjunto del proceso productivo teniendo presente este aspecto, sin crear por ello falsas señales de alarma.
En el ámbito de la gestión de los recursos humanos de la empresa, la Dinámica de Sistemas también es una aportación muy valiosa, ya que permite analizar la influencia en la evolución de la empresa de aspectos no cuantificables como son la motivación, la política de objetivos de la empresa o el nivel de formación de los empleados, en el análisis de problemas muy concretos como por ejemplo, según mi propia experiencia, en el número de accidentes de trabajo.
Esta herramienta permite trabajar con elementos que no se pueden cuantificar, y organizarlos en un modelo de simulación que permite a la dirección de la empresa extraer conclusiones de aplicación práctica.
Dentro de la actividad de investigación y desarrollo de nuevos productos en la empresa, los modelos de simulación de la Dinámica de Sistemas son una herramienta mucho más eficaz y económica que la realización de experimentos en laboratorio. De forma que deberían de ser siempre un paso previo obligado a los experimentos reales.
Existen dos motivos importantes para ello, uno es el coste, ya que cualquier error en el experimento de laboratorio puede ser muy costoso económicamente de solucionar, y también existe un motivo vinculado a la seguridad física de las personas y las instalaciones. Por ello, los experimentos reales deben de servir para confirmar los resultados del modelo de simulación.
Dentro de la empresa los modelos de simulación tienen gran utilidad en la definición de la política de precios y en el diseño de políticas de marketing que permitan conseguir un mayor número de clientes de una forma estable.
En el mundo real no es posible realizar muchas pruebas o ensayos con los clientes de una empresa, pero los modelos de simulación pueden ayudarnos a comprender la dinámica que se genera en los hábitos de los consumidores y seleccionar aquellas políticas con mayores posibilidades de éxito.
Por último, podemos citar brevemente las aplicaciones en gestión y dirección de empresas, que van desde el estudio de inversiones, sean inmobiliarias o financieras, la gestión del cambio organizacional, la gestión del conocimiento, la implantación de nuevas tecnologías, o el diseño de políticas de calidad.
La Dinámica de Sistemas también se aplica a la mejora de las habilidades directivas a través de los Business Games, como el conocido Juego de la Cerveza, donde los participantes pueden apreciar bien la importancia de los retrasos en la transmisión de la información y cómo nuestro propio modelo mental influye en la percepción de una situación.
Todas estas aplicaciones en la empresa que he comentado son reales y los resultados pueden ser muy positivos, pero no siempre se consigue el éxito. El riesgo de fracaso es muy importante.
Todos los estudios que yo conozco que han tenido éxito han respetado dos reglas básicas. En primer lugar es necesario centrar el trabajo en el estudio de un problema, y no intentar hacer un modelo de toda la empresa, ya que esto último consume mucho tiempo y distrae nuestra atención del problema del cliente.
En segundo lugar es necesario ofrecer con rapidez resultados provisionales. Es normal que el cliente esté impaciente, y tal vez que desconfíe de nosotros, así que antes de una semana ya tiene que ver avances en su problema. Nuestro cliente nos llama porque tiene un problema, y quiere una solución rápida, no quiere que hagamos un modelo, quiere una solución a su problema.
Nuestro objetivo ha de ser llegar a la empresa, detectar el problema, resolverlo y volver a casa con rapidez. Recordemos que la Dinámica de Sistemas es una “decisión-making tool”.
El fracaso también existe, y es frecuente, y llega siempre que el consultor pierde el tiempo intentando hacer un gran modelo de toda la empresa, después intenta explicarle con todo detalle su magnífico modelo al cliente, y olvida que en realidad el cliente no quería un modelo, el cliente quiere que le ayuden a tomar una decisión para solucionar su problema.
Así pues, es importante seguir las dos reglas que he citado, centrarse en el problema y ofrecer resultados con rapidez.
En el campo de las aplicaciones futuras dentro de la empresa, además de todas las aplicaciones ya comentadas que si duda seguirán existiendo, yo creo que el gran campo que existe para la Dinámica de Sistemas se halla en la robótica, en concreto en el diseño de sistemas que doten de una razonable inteligencia a los equipos que hasta ahora son simples juguetes dirigidos por control remoto, y les proporcione la estructura esencial para que los robots sean conscientes de su propia existencia, definan sus propios objetivos, y luchen por ellos, igual que hacen las personas.
Además del ámbito empresarial, el segundo gran campo de aplicación de la Dinámica de Sistemas se halla en el campo de las Ciencias Naturales o Ciencias de la Tierra, concretamente en el campo de la Biología, la Medicina, de la Ecología y de los estudios de impacto en el medio ambiente de la actividad humana.
Así, encontramos por ejemplo aplicaciones prácticas en gestión de recursos forestales, en gestión de recursos pesqueros, o en gestión de reservas naturales. Algunas de estas aplicaciones me sirven de ejemplos prácticos en mis libros por la gran capacidad didáctica que tienen para explicar un problema complejo y con pocos datos disponibles, que es la situación más común en este tipo de entornos, y a pesar de ello, llegar a conclusiones claras y viables.
Los modelos de simulación de Dinámica de Sistemas son también de gran utilidad en el estudio del impacto ambiental de las empresas, ya que permiten incluir en un mismo esquema, compartido por todos los miembros del equipo de trabajo, tanto aspectos empresariales como aspectos biológicos o medio ambientales, que después pueden ser discutidos con claridad entre personas de diferente formación y punto de vista.
Por ultimo es importante también señalar los trabajos que se hacen utilizando modelos de simulación de Dinámica de Sistemas en las Ciencias Sociales, como son la Psicología o la Sociología, y en el diseño de políticas públicas coherentes para lograr un desarrollo sostenible a largo plazo.
Los estudios sobre el Desarrollo Sostenible necesitan integrar aspectos sociales, medio ambientales y económicos para conseguir ofrecer una visión a largo plazo de las consecuencias de las políticas actuales, y la Dinámica de Sistemas ofrece un marco ideal donde se pueden recoger de una forma muy clara los elementos que intervienen y las relaciones que existen entre ellos, para integrarlos en un modelo que muestre de una forma clara los puntos débiles que existen en las políticas actuales y las posibilidades de cambio que existen en ellas.
Dentro de las Ciencias Sociales, existen aplicaciones incluso en Derecho. Así con ayuda de la Dinámica de Sistemas se están introduciendo nuevos conceptos como la autorregulación. Las conclusiones de algunos estudios recomiendan no legislar aspectos en los que la propia sociedad ya tiene mecanismos de autocontrol, es decir cuando existen en la sociedad feedbacks que le permiten ajustarse a un objetivo sin necesidad de legislación.
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